Zarządzanie kontraktami. Czym jest i jakie będzie w przyszłości.

Zarządzanie kontraktami. Czym jest i jakie będzie w przyszłości.

Ostatnio zdarzyło mi się rozmawiać z kilkoma przedsiębiorcami, ale i osobami pracującymi w dużych firmach. Padały pytania o to, czym jest zarządzanie kontraktami i czego można oczekiwać w przyszłości oraz czy tyczy się to mikro i małych firm.

Zarządzanie kontraktami obejmuje działania zarówno przed jak i po zawarciu umowy, takie jak: przegląd, przygotowywanie i negocjowanie umów oraz dokładną kontrolę wykonania tej konkretnej podpisanej umowy do momentu jej zakończenia. Zarządzanie kontraktami polega w istocie na maksymalizacji zysków i minimalizowaniu ryzyka w umowach. W skrócie, Menedżerowie Kontraktu to osoby, które mają umiejętności techniczne, operacyjne i handlowe oraz umiejętność zarządzania umową, dzięki czemu umowy przynoszą optymalne i pożądane rezultaty. Zarządzanie umowami dotyczy zarówno podmiotów po stronie sprzedaży, jak i zakupów tzw. procurement.

Zarządzanie umowami można scharakteryzować w następujący sposób i dotyczy, w niektórych obszarach, także mikro przedsiębiorców:

To kwestie dotyczące zarówno Przed jak i Po zawarciu umowy, które obejmują przegląd, sporządzanie i negocjowanie umów, a także dokładną kontrolę wykonywania podpisanego kontraktu aż do jego zakończenia.

  • Zarządzanie umowami polega na maksymalizacji zysków i minimalizacji ryzyka w umowach.
  • Zarządzanie kontraktami umożliwia organizacji zmaksymalizowanie wartość relacji biznesowych.
  • Zarządzanie umowami polega na zarządzaniu relacjami i ryzykiem, aby upewnić się, że obie strony uzyskają pierwotnie zakładany wynik. Wszystkie elementy takie jak przepływ środków pieniężnych, dochody, zarządzanie zobowiązaniami oraz wszystkich innych obszarów wokół tego, wynikają z tej samej przesłanki.
  • Jest to interdyscyplinarna nauka skupiająca wiedzę techniczną, operacyjną, umiejętności handlowe i negocjacyjne oraz w zakresie regulacyjnym i prawnym.
  • To kolaboracja pomiędzy silosami/funkcjami w organizacji w dążeniu do realizacji celu biznesowego.
  • Do zarządzania umowami nie wystarczy już proste repozytorium umów bez względu na to, czy jest to dysk sieciowy czy prosta aplikacja, jeśli skala biznesu jest duża bądź dynamicznie rośnie. Mało tego, w dużych organizacjach potrzebne mogą być już nie tylko systemy CLM (czyli wspomagające zarządzać cyklem życia umowy), ale i rozwiązania do analityki kontraktowej, ekstrakcji specyficznych danych z zawartych umów i innych.
  • Dobrze zorganizowane umowy to również kwestia zgodności z wieloma regulacjami dotyczącymi zwalczania korupcji, przeciwdziałaniu nadużyciom, naruszeń etycznych, ochrony danych osobowych, przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i innych.
Lepsze zarządzanie umowami to:
  • wydajność i produktywność;
  • przejrzystość kontraktowa;
  • lepsza kontrola zgodności z regulacjami (nie, nie tylko RODO);
  • sprawniejsze działanie i integracja różnych funkcji/silosów w organizacji, a w przypadku małego przedsiębiorcy choćby swoich podwykonawców;
  • większa konkurencyjność na rynku (szybsze zawierania umów i wdrożenia);
  • podejmowanie lepszych decyzji biznesowych w oparciu o realne dane i wiedzę;
  • negocjowanie bardziej zyskownych kontraktów poprzez planowanie;
  • lepsze warunki i bardziej przejrzyste umowy, również w formie graficznej;
  • szybsze rozpoznawanie przychodów;
  • zmniejszenie ryzyka utraty przychodów;
  • lepsze wykorzystanie możliwości renegocjacji;
  • unikanie kar umownych czy bycia pociągniętym do odpowiedzialności, dzięki właściwej konstrukcji i realizacji umowy;
  • szybsze zawieranie umów, co jest niezwykle ważne od strony sprzedaży;
  • prewencja w utracie ukrytej wartości dodanej szacowanej przez IACCM na 9.2% przychodów rocznie. IACCM corocznie bada najbardziej negocjowane postanowienia umów i wynika z tego, iż negocjacje dotyczą raczej odpowiedzialności, zamiast koncentracji na faktycznym zakresie.

Z perspektywy dużych firm to może być wszystko dość oczywiste, ale moja wieloletnia praktyka pokazuje, że nadal różnie to wygląda, przy czym dzięki działaniom stowarzyszenia IACCM i innych pasjonatów praktyki zarządzania umowami i stosowne zasady są coraz bardziej powszechne, a jako stowarzyszenie bardzo rośniemy.

A co z mikro i małymi przedsiębiorcami? Trzeba sobie uczciwie powiedzieć, iż budowa takiej funkcji w małej organizacji może być zwyczajnie kosztowna. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by posiłkować się zewnętrznym podmiotem, choć rosnące małe firmy mogą korzystać choćby z prostszych rozwiązań, a nawet systemów do zarządzania umowami i nie mylmy tego z aplikacjami typu CRM. Małe firmy starające się o współpracę z dużymi graczami często biorą na siebie ogromny ciężar odpowiedzialności kontraktowej, nie korzystając świadomie z pomocy specjalistów i nie chodzi tu wyłącznie o profesjonalną poradę prawną. Oczywiście sprowadza się to do pieniędzy i trzeba zważyć przychody i koszty. Niemniej jednak warto budować swoją świadomość i pamiętać, iż prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, Twój biznes może narażać cały Twój majątek na ogromne ryzyko, zatem powinno się zadbać o to, na co godzisz się w umowie i jak ją realizujesz. Przykładem może tu być deweloper IT, który oferując pewne rozwiązanie dużej firmie, omal nie zgodził się na przeniesienie pełnych praw autorskich do swojego programu. Gdyby to zrobił, utraciłby możliwość jego dalszej sprzedaży! Sądzicie, że to ta zła duża firma chciała go oszukać? Nic z tych rzeczy. Linia biznesowa, z którą ustalał warunki komercyjne, mylnie sądziła, że rozwiązanie jest pisane tylko dla tej firmy, a w konsekwencji umowę skonstruowano w wadliwy sposób, nieodzwierciedlający realiów. Jak to się zwykło mawiać…zawiodła komunikacja i proces. Inny przykład? Niech będzie nadal o kodowaniu, ale w Java… Zgodnie ze zmienioną polityką Oracle, niektóre wersje Javy będą płatne.  Zatem nie tylko warto zadbać o to, jaką wersję się użyje, ale i kto ponosi z tego tytułu koszty. W tym przypadku nie jest to już koniecznie kwestia prawna, a komercyjna.

Czy w przyszłości będzie łatwiej uniknąć tego typu wpadek? Tak i nie. Będą się pojawiać niuanse, gdzie trzeba będzie baczniej analizować dany przypadek. Raczej nie spodziewam się by zawsze mieć sytuację typową. Jednakże transformacja cyfrowa prowadzi w wielu obszarach do standaryzacji i automatyzacji, i tyczy się to również obszaru kontraktów.

DZIŚ I JUTRO

W swoim artykule z 2017 roku, traktującego o smart contracts (artykuł w języku angielskim) poruszałem kwestię automatyzacji i zmian w organizacjach w kontekście tej technologii opartej na blockchain. W skrócie można by podsumować, iż opierając się o zatwierdzone schematy, takie umowy można już teraz generować systemowo i to bez udziału prawników, menadżerów kontraktu. Te funkcje z kolei będą mogły skupić się na budowaniu wartości i rozwiązywaniu kompleksowych problemów, na strukturyzowaniu transakcji, zarządzaniu ryzykiem i rzeczywiście umożliwią pracownikom kontraktowym zarządzanie kontraktami, a nie poświęcanie czasu na administrację. Nadal jednak nie jest to szeroko powszechne. Inteligentne kontrakty zmniejszą potrzebę stałego zaangażowania departamentów ryzyka i kontroli czy finansów. Sama funkcja zarządzania umowami z pewnością ulegnie zmianie, musimy pamiętać, że pomimo istnienia wielu narzędzi i systemów nadal, problemem dla wielu dużych organizacji jest możliwość ich przyjęcia i integracji.

Kluczową sprawą jest projektowanie i tworzenie umów dla użytkownika i budowanie relacji.

Nadal dominuje przekonanie u wielu osób, iż umowy pisane są przez prawników, dla prawników i na czarną godzinę. Trzeba pracować nad tym, aby tak nie było. Kontrakt to nie tylko prawnicy, osoby od zgodności czy finanse. Osoby, które pracują z umową, muszą ją rozumieć. Zarówno osoby w Finansach, by wiedzieć jak zafakturować klienta lub sprawdzić fakturę od dostawcy. Dział implementacji po obu stronach nie powinien mieć wątpliwości, co jest dostarczane lub wdrażane i jakie kto ma obowiązki, jak się komunikować czy jakie procesy zostają ustalone.

Pomogą w tym nie tylko branżowe standardowe klauzule umowne, przyspieszające proces negocjacji i zapobiegające utracie wartości, ale również sposób projektowania umów z zastosowaniem tzw. design thinking czy legal design, spowszechnieje stosowanie wizualizacji w umowach oraz dokumentach, dalej upraszczając procesy. Obie strony umowy powinny skupić się na budowaniu wspólnych relacji i rozwiązywaniu problemów, szczególnie w kompleksowych transakcjach, gdzie nie zadziała model obrotu prostym towarem na zasadzie kupię-sprzedam-zapominam.

Technologia, Deep Learning, AI, blockchain itd.

Rozwiązania technologiczne, szersza adopcja systemów CLM oraz ich integracja z już istniejącymi pozwoli na wykorzystanie dostępnych danych i ich ustrukturyzowanie, by posiadane informacje faktycznie przekuć w wiedzę oraz uporządkować dane. Zgłaszanie zapotrzebowania na umowę, jej przygotowaniem, negocjacje i zarządzanie ryzykiem, obieg akceptacyjny, podpisy elektroniczne, wdrożenie i zarządzanie umową, przedłużenia umów czy retencja to tylko niektóre elementy. Za jakiś czas będziemy tworzyć umowy z wykorzystaniem danego standardu w stylu Incoterms, na bazie sparametryzowanych bloków, ale i w oparciu o konkretne cele obu stron oraz informacje o rynku. To z kolej pomoże w zakupach specjalistom od sourcing’u czy procurement’u realizować transakcje zakupowe bez dodatkowych akceptacji postanowień umownych. Już teraz możliwe jest korzystanie z repozytoriów klauzul w ramach systemów CLM, które przyspieszają tworzenie umów.

Analityka kontraktowa i due dilligence, czyli wyszukiwanie specyficznych postanowień umownych, zdań, fraz itp. choćby po to, by sprawdzić jakim prawem są regulowane te umowy, czy zawierają klauzule antykorupcyjne i inne. W przypadku due dilligence systemy pozwalają natomiast na przeszukanie i klasyfikację informacji w nich zawartych np. po przeskanowaniu tysięcy dokumentów czy e-maili można określić, które z nich powinny mieć klauzulę „poufne”. Mogą również pomóc w określeniu zbiorów, w których takie dane się znajdują. Może być to nieocenioną pomocą przy połączeniach firm, restrukturyzacji i innych projektach wymagających zmian w umowach/dokumentach i przeprowadzeniu pełnej analizy i przeglądu. W praktyce ręczna analiza kontraktu to koszty rzędu 250-500 USD za dokument. Warto zatem zawęzić ilość takich umów do przeglądu wykorzystując technologię. Ponadto tego typu rozwiązania wspierają w analizie trendów w organizacji do stosowania niestandardowych postanowień i wyjątków, a to może pomóc w przemodelowaniu umów. Przykładowo, skoro w 60% przypadków i tak zgadzamy się na zmianę, to po co tracić czas na dyskutowanie o niej? Skupmy się na biznesie, czyli zakresie umowy, rozwiązaniach, a powtarzalne sprawy zostawmy technologii. Technologia zadba o swoisty balans w umowie. Pamiętajmy jednak, aby najpierw zoptymalizować proces, a dopiero później go automatyzować. Inaczej automatyzujemy problemy.

Czy zatem technologia i algorytmy zastąpią prawników lub menedżerów kontraktu? Raczej obstaję przy zdaniu, że z pewnością zmienią to, w jaki sposób się pracuje, pozwalając skupić się na zadaniach kreatywnych i tworzących wartość. Przyznam jednak, iż Ci, którzy tej technologicznej adaptacji będą unikali, zostaną zastąpieni przez tych, którzy z niej skorzystają. Powstanie zapewne wiele firm specjalizujących się w usługach prawnych, z tą różnicą, iż nie będzie to polegało na praktykowaniu prawa. Sądzę, że bardziej będą widoczne modele hybrydowe.

Mam tylko wątpliwości czy nowe osoby wchodzące na rynek będą miały szansę nauczyć się podstaw, skoro technologia je przejmie. A może i powstaną nowe podstawy i nikt, rodem z nowoczesnej motoryzacji, nie będzie potrzebował jeździć z użyciem kół bowiem, będą już pojazdy oparte na poduszkach elektromagnetycznych niczym z Gwiezdnych Wojen?

Chyba jeszcze chwila za nim będziemy mogli powiedzieć the Internet of Contracts…

Leave A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*