Część 1: Dziesięć podstawowych pułapek kontraktowych, których warto unikać.

Część 1: Dziesięć podstawowych pułapek kontraktowych, których warto unikać.

Dzisiejszy artykuł będzie krótki, choć rozpocznie on cykl 6 wpisów, które mam nadzieję pomogą wszystkim tym, którzy pracują z kontraktami w różnych branżach, kontrolować dziesięć głównych pułapek w podejściu do zarządzania umowami. A zdarzają się one najlepszym.

Jednak, aby nie wyglądało na skojarzenia z teleturniejem, dzisiaj zajmę się tylko dwiema z dziesięciu. Ostatnim z tej serii artykułem podsumuję całość i rozszerzę perspektywę.

Kontrakty to jak wiadomo biznesowe aktywa. Zatem czy warto zadbać o to, by przynosiły one maksymalne korzyści relacyjne, jak i finansowe? Odpowiedź wydaje się oczywista, jednak doświadczenia firm na całym świecie wskazują, iż jest nad czym pracować, gdyż ponad 9% przychodów rocznie wycieka firmom z kieszeni. To dane zebrane przez IACCM, które dzięki globalnemu zasięgowi, zrzesza ponad 12 tysięcy organizacji w przeszło 150 krajach i jako organizacja non-profit regularnie przeprowadza badania w zakresie zarządzania komercyjnego i kontraktowego.

Żeby było jasne, te pułapki to nie tylko wielkie kontrakty w korporacjach. Mniejsze podmioty również to dotyczy.

Pułapka nr 1. Niedostateczne określanie zakresu i celów

Badania wskazują, iż niedostatecznie opisany zakres i cele są najczęstszym źródłem roszczeń, sporów oraz późniejszych problemów w relacjach pomiędzy stronami, wpływając na około 40% projektów. Jest to rezultat słabej komunikacji, niewłaściwie rozpisanych odpowiedzialności, w tym również danej funkcji już na etapie operacyjnym kontraktu, a także braków w definiowaniu wymagań biznesowych. Ta statystyka nie jest odosobniona i potwierdzają to takie organizacje jak choćby Project Management Insitutue. Niewłaściwie definiowane lub nieuzgadniane wymagania są jednymi z najczęściej wymienianych czynników powodujących problemy projektowe.

Pułapka nr 2. Zbyt późne angażowanie zespołów odpowiedzialnych za przygotowanie i realizację umowy

Wielu zapewne zgodzi się ze mną, iż panuje powszechne przekonanie, że zbyt wczesne zaangażowanie zespołów odpowiadających za przygotowanie i realizację umowy, spowoduje opóźnienia i problemy. Jest dokładnie na odwrót i cieszy mnie osobiście, że edukowanie osób w tym zakresie przynosi rezultaty. Im wcześniej takie osoby są zaangażowane na etapie cyklu życia kontraktu, tym bardziej skraca się czas potrzebny do faktycznego zawarcia umowy, średnio o ok. 20%. Ponadto, prowadzi do zmniejszenia liczby roszczeń lub sporów o około 25%. Pomimo takich korzyści, niestety często zdarza się, iż ze względów na pracę w silosach, mikrozarządzania, a także sporów kompetencyjnych, struktura takich zespołów jest niewłaściwa. Czego możemy uczyć się od kolarzy? Kolarstwo to również sport drużynowy. Zwycięzcą zostaje nie ten, który jedzie cały wyścig z przodu, a schowany za nim i kolegami sprinter, który często rozstrzyga losy zawodów na ostatniej prostej. Tworzenie umów, to gra zespołowa.

Co dalej? CDN...

Już w przyszłym tygodniu przedstawię kolejne dwie pułapki. Tymczasem zachęcam do przedstawienia swoich doświadczeń.

Zdjęcie: autor nieznany, licencja CC BY-SA

Leave A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*