Część 5: Dziesięć podstawowych pułapek kontraktowych, których warto unikać.

Część 5: Dziesięć podstawowych pułapek kontraktowych, których warto unikać.
Dzisiaj ostatnie 2 z 10 przedstawionych pułapek.

Poprzednie części można przeczytać, klikając na odpowiedni link:

Część 1 , Część 2, Część 3 oraz Część 4. Za tydzień podsumowanie.

Pułapka nr 9. Ograniczone wykorzystanie technologii zarządzania umowami

Rys. Autor nieznany na licencji CC BY-SA-NC

Pomimo technologicznej ekspansji oraz chwytliwych haseł związanych ze sztuczną inteligencją (AI), nadal adopcja rozwiązań technologicznych w obszarze zarządzania umowami i procesami powiązanymi jest na stosunkowo niskim poziomie. Reklamy obiecują technologiczne cuda, a w środku organizacji przekładamy papiery, nie wspominając już o zawieraniu umów drogą elektroniczną… Zachwycamy się automatyzacją, a nie adresujemy podstawowych zmian, które mogą znacząco poprawić naszą wydajność. Ostatnio usłyszałem, że jedna z głównych firm konsultingowych zaproponowała klientowi automatyzację procesu tzw. RPA (Robotic Process Automation) na zasadzie, tak jak jest, automatyzujemy bez zmian i analizy tego procesu…Poważnie? Za to ma płacić klient? Oczywiście automatyzacja przyspieszy operacje, ale inne problemy pozostaną, jak choćby luki w kontroli wewnętrznej, brak możliwości zaobserwowania wąskich gardeł. Taka zmiana pewnie znowu zostanie na lata. AI, Deep Learning, LegalTech jest ważny i samego mnie to pasjonuje, ale należy wykonać również pewną pracę u podstaw.

Zarządzanie umowami jest na szarym końcu w zakresie automatyzacji i optymalizacji procesowej. To dziwi, biorąc pod uwagę wartość, jaką kreują dla firm. Warto nadmienić, że nie można mylić procesu i technologii do zarządzania umowami z niektórymi rozwiązaniami do obiegu dokumentów. O ile niektóre rozwiązania dotyczące obiegu dokumentów czy akceptacji są wykorzystywane lub mają niektóre funkcji systemów do zarządzania umowami, nie robią one tego samego oraz nie są powiązane w procesie i nie wspierają odpowiedniego raportowania. Ponadto nie o sam obieg chodzi, a o optymalizację całego procesu i wykorzystanie właściwej technologii. Jeśli firmy posiadają rozwiązania typu Enterprise Content Management, istnieje szansa, iż mogą mieć moduł do zarządzania umowami, ale nie muszą. Ponadto nie zawsze taki moduł musi spełniać potrzeby biznesowe i warto o tym pamiętać, aby faktycznie przeanalizować proces i wymagania. Wiele systemów klasy Procure2Pay również nie zawsze przynosi wymierne korzyści. Wiele z tych systemów zostało zaprojektowanych lata temu i dostosowana do sprzedaży dóbr, a nie skomplikowanych usług.

Z badań IACCM wynika, iż ponad 60% organizacji nie posiada w ogóle spójnej aplikacji lub ma niewłaściwie dobrane oprogramowanie. Prowadzi to do nieefektywności i słabości w nadzorze nad wydajnością. Wyjaśnia to również brak sprawozdawczości zarządczej i informacji w różnych liniach biznesowych. Począwszy od informacji dla dyrektorów finansowych po działy operacji i utrzymania kontraktów. Jak można podejmować właściwe decyzje biznesowe bez odpowiedniej wiedzy? Ileż to razy powracają pytania typu: Co my w kontrakcie robimy? Na co się umówiliśmy? Jakie mamy poziomy SLA? Jak wygląda proces, gdzie go znajdę? Czy właściwie skalkulowaliśmy składowe? Skąd te dodatkowe koszty? Dlaczego oni nas tyle zafakturowali? Wtedy wertujemy umowy i dokumentację wspierającą czy to w formie papierowej, czy w PDF. Znajdujemy odpowiedzi i odkładamy na przysłowiową półkę. Za pół roku zapominamy lub przychodzi nowa osoba i zaczynamy od nowa. Tracimy czas, nerwy, pieniądze, a w oczach klienta czy dostawcy rodzi się przeświadczenie, że ciężko z nami robi się biznes, gdyż czeka w nieskończoność słysząc przeróżne wymówki. Przecież można i należy robić to inaczej…

Pułapka nr 10. Niewłaściwy nadzór nad procesem zarządzania umową po jej podpisaniu

Zdjęcie: Autor nieznany na licencji CC BY

Wspominałem już wcześniej, iż samo podpisanie kontraktu to tylko połowa sukcesu. Najlepsze organizacje dzięki właściwie zaprojektowanym procesom zarządzania umowami i stosowanych rozwiązań tracą mniej niż 4% przychodów, a najgorsi ponad 16%. Inwestują jednak czas i środki, by właściwie zorganizować procesy i wykorzystywać technologię również po podpisaniu umowy, co przekłada się na większą efektywność i zysk, ale i zadowolenie nie tylko drugiej strony umowy, ale i osób zaangażowanych w proces wewnątrz organizacji. Pracując w silosach oraz często rozproszonych zespołach, niezmiernie istotne jest, by właściwie zaprojektować procesy, definiować role, rozwijać umiejętności oraz narzędzia, eliminując tym samym powtarzające się problemy i błędy. To sprawia, że organizacja jest bardziej atrakcyjna na zewnątrz i wewnątrz oraz buduje zaufanie i wzmacnia relacje, potwierdzając, że faktycznie wszystko będzie tak, jak obiecano w umowie, a jeszcze wcześniej na spotkaniu handlowym.

Podsumowanie

W następnym artykule podsumuję wszystkie 10 podstawowych pułapek umownych oraz przedstawię dodatkowe spostrzeżenia, która jako część 6 zakończy ten cykl. Będą jednak następne, gdyż jest o czym pisać i o co się starać, aby budować lepsze umowy i kreować wartość wzmacniając tym samym relacje. A jak jest w Twojej organizacji?

Leave A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*