Część 4: Dziesięć podstawowych pułapek kontraktowych, których warto unikać.

Część 4: Dziesięć podstawowych pułapek kontraktowych, których warto unikać.
Ciąg dalszy dziesięciu głównych Pułapek kontraktowych, których warto unikać. Dziś kolejne dwie z dziesięciu.

Poprzednie części dostępne odpowiednio:

Część 1 , Część 2 i Część 3.

Dzisiaj przedostania część. Przed nami jeszcze po 6 części podsumowanie.

Pułapka nr 7. Umowy są nieczytelne i trudne w zrozumieniu

Rys. Autor nieznany na licencji CC BY-SA www.kingsfund.org.uk

Umowa powinna być pisana przez prawników i dla prawników, no i na złe czasy. O co ci znowu chodzi? Idź, zapytaj naszego prawnika. Cóż nadal pokutuje takie podejście, choć coraz częściej da się zauważyć zmiany. Umowy powinny być pisane przejrzyście nie tylko dla prawników. Mało tego wielu prawników, z którymi miałem przyjemność pracować to rozumie. Jest jeszcze inna kwestia. Umowy, szczególnie istotne pod kątem ich kompleksowości, powinny być tworzone zespołowo, nawet jeśli fizycznie zajmie się tym menadżer kontraktu będący klejem transakcji. Każda z funkcji w organizacji powinna móc zrozumieć kontrakt, nie tylko w zakresie własnego obszaru np. finanse w zakresie rozliczeń, dział implementacji tylko wąski wycinek projektu. Trzeba mieć całościowy ogląd sytuacji. Nie sprzyja temu złożoność struktury umowy, słabo opisane obowiązki i kryteria wykonania, ale i język z postanowieniami składającymi się z wielokrotnych zdań złożonych. Wiem, nie zawsze da się ich uniknąć. Należy jednak pamiętać, iż są to źródła ryzyka i nieporozumień. Sam mam doświadczenia z mocno skomplikowanymi postanowieniami dotyczącymi choćby fakturowania. Musiałem w ten sposób opisać metodę rozliczenia wieloetapowego i kompleksowego wdrożenia. Z pomocą przychodzą jednak wizualizacje, przykłady wyjaśniające będące wsparciem operacyjnym kontraktu. W innym przypadku analizowałem ponad 800 stronicową umowę globalną, w której o fakturowaniu było kilkanaście stron, które nadal budziły wątpliwości w każdym kraju biorącym udział we wdrożeniu. Warto o tym pamiętać.

Pułapka nr 8. Niewłaściwe przekazanie kontraktu do implementacji

Rys. Autor nieznany na licencji CC BY-SA

Z badań IACCM wynika, iż onad 60% kierowników projektów i zespołów wdrożeniowych jest niezadowolonych ze sposobu, w jaki przekazuje się im kontrakt do wdrożenia. Często jest tak, iż trąbimy z sukcesem po podpisaniu kontraktu i oczywiście celebracja jest słuszna. Nie można jednak zapominać, iż jesteśmy dalej w drodze do jego realizacji i finalnym sukcesem będzie jego właściwe wdrożenie. Niestety zdarza się nader często, że osoby z implementacji nie są angażowane odpowiednio wcześnie lub też są pozostawione same sobie w zakresie przekazania istotnych informacji wynikających z umowy. Nie mówiąc już o tym, że nagle w tzw. pipelinie mają w tym samym czasie więcej projektów, niż są w stanie obsłużyć. Tu wracam pamięcią do wcześniejszej pułapki nr 2 i przypominam o angażowaniu odpowiednich ludzi w całym procesie odpowiednio wcześniej. Braki występują również w komunikacji pomiędzy klientem i dostawcą, którzy wspólnie powinni planować odpowiednio wcześniej swoje zadania, aby zapewnić wspólne zrozumienie.

Podsumowanie

Cyfryzacja i technologia zmieniają sposób, w jaki funkcjonujemy nie tylko personalnie, ale i w biznesie. Należy ją wykorzystać, by poprawiać efekty naszej pracy, jednak nie możemy oderwać się zupełnie od procesów, które tworzymy i realizujemy. Mało tego powinniśmy je poprawić gdzie to możliwe, zanim wdrożymy technologię, bo jest ona tylko jednym z elementów. Powtarzam to niczym mantrę, ale proces z problemami poddany automatyzacji to automatyzacja problemów. Poprawy wymagają wewnętrzne procesy i sposoby postępowania. Mierzmy, co możemy, korzystając z danych, jakie posiadamy, wykorzystujmy mierniki, szczególnie w kluczowych umowach. Nadal tylko 14% organizacji ma plany, żeby wypełnić te luki i korzystać ze gromadzonych danych.

Zarządzanie komercyjne i umowami jest z natury skomplikowane ze względów na złożone procesy i silosy organizacyjne. Angażujmy zatem zainteresowane strony, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, z których każdy ma uzasadniony interes budowania kontraktu. Uszczelnienie źródła erozji wartości powinno polegać na stworzeniu i modelowaniu procesu, który nadzoruje i godzi zróżnicowane perspektywy i interesy zainteresowanych stron. Jeśli nie chcesz ponosić odpowiedzialności za rezultaty, to przestań przeszkadzać tym, którzy tą odpowiedzialność biorą na swoje barki. Nie obejdzie się tutaj również bez faktycznego przywództwa i kierownictwa wyższego szczebla mającego świadomość tych procesów i angażujących inne osoby, nadając odpowiedni ton w organizacjach. Budowanie kultury organizacyjnej jest niezmiernie istotne, ale to temat sam w sobie rzeka.

CDN…

Leave A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*