Część 2: Dziesięć podstawowych pułapek kontraktowych, których warto unikać.
W poprzednim artykule: 9.2% więcej przychodu Część 1, przedstawiłem dwie pierwsze pułapki kontraktowe. Wskazałem w nim, iż zgodnie z badaniami IACCM, niewłaściwe podejście do zarządzania umowami przekłada się na utratę ponad 9% przychodów rocznie. Zatem, aby utrzymać krótką formułę artykułów, poniżej kolejne kontraktowe niedociągnięcia.
Pułapka nr 3. Opozycyjne podejście do negocjacji
Zdjęcie: Autor nieznany na licencji CC BY-NC
Przed negocjacjami oczywiście planujemy w organizacji podejście do nich. Najczęściej to silni, wewnętrzni interesariusze promują szczególne reguły. Może być również tak, iż ustawiono sztywne zasady, a te odzwierciedlono we wzorach umów, których bardzo często nie można zmienić lub w niewielkim stopniu. Pomija się przy tym relację, jaką chcemy zbudować bądź też typ transakcji. Wielokrotnie objawia się to konfrontacyjnym i usztywnionym podejściem w trakcie negocjacji, zapominając o tym, co faktycznie chcemy osiągnąć jako strony.
Zamiast budować na współpracy i zaufaniu, 92% organizacji średnich i dużych, chce narzucić swoje standardy. Oczywiście w przypadku dostawców, niekiedy ich wzorce mogą być lepiej dopasowane do specyfiki produktu czy usługi, przynajmniej w części umowy. Nie musi być to jednak regułą. Z punktu widzenia działów zakupu może zamiast narzucenia swojego wzorca umowy, lepiej byłoby zawrzeć w przetargu krytyczne elementy, które należałoby uwzględnić w umowie z dostawcą? Dostawcy natomiast powinni pilniej wsłuchać się w potrzeby klienta i wysyłając pierwszą wersję umowy, powinna ona w największym możliwym stopniu, odpowiadać założeniom przetargu.
Pułapka nr 4. Przedłużające się negocjacje
Zdjęcie : Autor nieznany, na licencji CC BY-NC-ND
Wielokrotnie na etapie przygotowania negocjacji należy upewnić się, że zaangażowane są właściwe osoby w cały proces. W przeciwnym wypadku ulega on wydłużeniu, tracimy czas na poszczególnych spotkaniach np. konieczność przeliczenia stawek, niemożność akceptowania zmian na bieżąco bez dodatkowych konsultacji (np. brak matryc decyzyjnych). Organizacyjni liderzy zamykają negocjacje, poświęcając na to 25% czasu potrzbnego maruderom. Podejście do negocjacji, zaangażowanie osób, procesy i technologia (np. właściwie dobrane systemy do zarządznia umowami, które nie są tylko repozytoriami) mają tu znaczenie.Efekty opóźnień to niższa przewaga konkurencyjna, niejednokrotne postrzeganie partnera jako organizację, z którą trudniej robi się biznes. Te elementy z kolei wpływają na opóźnienia we wdrożeniu rozwiązań i rozpoznaniu przychodu. Ponadto pod presją czasu, prowadzi to do niepotrzebnych ustępstw (np. 1 grosz w cenie jednostkowej może mieć znaczenie), pomyłek i frustracji, a tym samym niezadowolenia zespołów.
Podsumowanie
Należy również pamiętać o nowych i skomplikowanych regulacjach, w których firmy muszą się poruszać, tym samym zwiększając jeszcze o prawie 40% konieczność wprowadzania zmian we wzorach umów.
Czy widzisz pewne powiązania z Pułapką nr 1: Niedostateczne określanie zakresu i celów oraz Pułapką nr 2: Zbyt późne angażowanie zespołów odpowiedzialnych za przygotowanie i realizację umowy? Czy pamiętasz stanowisko negocjacyjne swojego klienta z poprzedniej transakcji? A to tylko niektóre elementy. Wspomniane dzisiaj pułapki prowadzą również do zachwiania zarządzania ryzykiem kontraktowym i komercyjnym oraz strachem przed jego konsekwencjami. Warto sobie przypomnieć czym są negocjacje oparte na zasadach (ang. Principles based negotiations) oraz przyjrzeć się swoim wzorcom kontraktowym i procesom w dobie rosnącej kompleksowości usług i łańcucha dostaw.
CDN…
W następnym tygodniu kolejne dwie pułapki.
